Política para el tratamiento de datos personales

Dando cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 que contienen el régimen de protección de datos personales, PANDORA SOLUCIONES INFORMATICAS Y WIRELESS W.I.S.P S.A.S, en adelante, LA EMPRESA, como responsable del tratamiento de datos personales de otros, adopta mediante el presente documento las políticas y procedimientos para garantizar el derecho que tienen las personas de conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan registrado sobre ellas en bases de datos y/o archivos. La presente política permanecerá disponible para consulta en el domicilio de LA EMPRESA, en sitio web https://www.pandorasoluciones.com.co/ y pueden ser solicitada vía email al correo contabilidad@pandorasoluciones.com.co.


1. OBJETIVO
Establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los datos personales tratados por SOLUCIONES INFORMATICAS Y WIRELESS W.I.S.P S.A.S.
2. ALCANCE
Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de SOLUCIONES INFORMATICAS Y WIRELESS W.I.S.P S.A.S, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.

3. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE

Razón Social: PANDORA SOLUCIONES INFORMATICAS Y WIRELESS W.I.S.P S.A.S
NIT: 900667657-6
Dirección: CR 7 Nº 8-79 (Barrio Centro) – Armero Guayabal (Tolima)
Correo Electrónico: contabilidad@pandorasoluciones.com.co.
Teléfono: (+57) 3165675203
Área Encargada: Área contable

4. TRATAMIENTO Y FINALIDAD

El tratamiento que realizará PANDORA SOLUCIONES INFORMATICAS Y WIRELESS W.I.S.P S.A.S con la información personal será el de recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión para:
• Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de los negocios de la compañía en lo que tiene que ver con el cumplimiento de cualquier contrato celebrado con el titular de la información.
• Gestionar el cumplimiento de los contratos celebrados entre el titular de la información y LA EMPRESA.
• Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios.
• Gestionar trámites de peticiones, solicitudes, quejas y reclamos.
• Suministrar información de contacto a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual LA EMPRESA tenga un vínculo contractual para el desarrollo de actividades de ese tipo (investigación de mercados y telemercadeo, etc) para la ejecución de las mismas.
• Realizar una adecuada prestación de los servicios ofrecidos por LA EMPRESA. Se usarán los datos del titular para analizar y desarrollar la factibilidad, contratación, instalación y ejecución de los servicios.
• Permitir la participación de los titulares de la información en actividades promocionales y de mercadeo, ya sean sometidas al azar (Ej concursos, rifas, bingos, sorteos etc) o no.
• Usar los datos personales, entre ellos la imagen, para fines corporativos, administrativos, comerciales, de mercadeo y publicitarios.
• Permitir el ingreso y utilización de aplicativos web o móviles desarrollados por LA EMPRESA o contratados por esta.
• Contactar al titular mediante correo físico, electrónico, mensaje de texto, WhatsApp, o cualquier otro medio, para comunicar/enviar/transmitir información comercial; ofertas; publicidad y promociones sobre los productos/servicios de LA EMPRESA o de sus empresas relacionadas/aliadas. Igualmente, para enviar obsequios publicitarios; informar el estado de entrega de los pedidos; invitar a eventos; realizar encuestas o confirmar sus datos personales.
• Contactar al titular mediante correo físico, electrónico, mensaje de texto, WhatsApp, o cualquier otro medio, para: 1) Realizar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos por LA EMPRESA y/o sus compañías relacionadas/aliadas. 2) Realizar estudios de mercado y/o cualquier otro tipo. 3) confirmar datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual. 4) Enviar extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las partes.
• Dar a conocer, transferir y/o trasmitir Datos Personales dentro y fuera del país a las compañías filiales o subsidiarias, a sus aliados estratégicos y socios de negocio. Igualmente, a terceros como consecuencia de un contrato, mandato legal o vínculo lícito que así lo establezca.
• Efectuar acciones de minería de datos e inteligencia de negocios para poder enviar con detalle y precisión ofertas a los clientes. Igualmente, identificar patrones de consumo, rutas de navegación en internet y comportamiento en redes sociales para el mismo fin previamente enunciado.
• Realizar actividades de videovigilancia para gestionar el acceso y seguridad de las instalaciones de LA EMPRESA.
• Garantizar el ejercicio de los derechos de los accionistas contenidos en la normatividad societaria.
• Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por LA EMPRESA con el titular de la información, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o según lo disponga la ley. Igualmente, para cumplir con el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo de LA EMPRESA.
• Gestionar afiliaciones a las entidades del Sistema General de Seguridad Social y ofrecer a sus empleados beneficios laborales, programas de bienestar corporativo y planificación de actividades empresariales, para el titular y sus beneficiarios.
• Efectuar procesos de selección y contratación de empleados, incluyendo: 1) verificación de hojas de vida y referencias personales/profesionales. 2) evaluación y calificación de los aspirantes, y realización de estudios de seguridad.
• Realizar todas las gestiones de orden tributario, contable, jurídico, fiscal, recaudo/cobranza y de facturación.
• Consultar información financiera y reportar a centrales de riesgo información sobre el cumplimiento de las obligaciones contractuales del titular de los datos.
• Compartir los datos personales con terceros para cumplir la normatividad de lavado de activos y financiación del terrorismo. Igualmente, para consultar bases de datos con vocación pública en pro de la gestión de riesgos.
• Invitar a participar en procesos de selección de proveedores organizados por LA EMPRESA.
• Atender requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.
• Otras finalidades que se establezcan en las respectivas autorizaciones de tratamiento de datos o en avisos de privacidad que se pongan a disposición de los Titulares.

La recolección de datos personales limita a aquellos que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente. En el tratamiento de los datos personales se adoptan las medidas razonables para asegurar que los mismos que reposan en las bases de datos sean precisos y suficientes y, cuando así lo solicite el Titular o cuando el Responsable haya podido advertirlo, sean actualizados, rectificados o suprimidos, de tal manera que se satisfagan los propósitos del tratamiento.


5. DERECHOS DE LOS TITULARES.

En virtud del Artículo 8 de la ley 1581 de 2012 y los artículos 20 y subsiguientes del Decreto 1377 de 2013 son Derechos de los titulares de datos personales:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a LA EMPRESA. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a LA EMPRESA salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.

c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento LA EMPRESA ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución;

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. El Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales: (i) una vez cada mes calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

g) Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

6. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

El usuario podrá ejercer su derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos personales que haya suministrado a LA EMPRESA, radicando una comunicación, a través de los siguientes medios:

Dirección: CR 7 Nº 8-79 (Barrio Centro) – Armero Guayabal (Tolima)
Correo Electrónico: contabilidad@pandorasoluciones.com.co.

El ÁREA CONTABLE es la dependencia que tiene a cargo dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos.

7. PROCEDIMIENTO PARA EJERCICIO DE DERECHOS POR PARTE DE TITULARES.

En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, PANDORA SOLUCIONES INFORMATICAS Y WIRELESS W.I.S.P S.A.S presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos:

 Legitimación

De conformidad con lo dispuesto en el Artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, los derechos de los titulares establecidos en la Ley, podrán ejercerse por las siguientes personas:

• El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
• Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
• Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
• Por estipulación a favor de otro o para otro.


1. CONSULTAS

Los legitimados podrán consultar la información personal del Titular que repose en las bases de datos de PANDORA SOLUCIONES INFORMATICAS Y WIRELESS W.I.S.P S.A.S, para lo cual, se deberá formular requerimiento por los medios habilitados para tales fines.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.


2. RECLAMOS

Los legitimados que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de la normatividad sobre protección de datos personales podrán presentar reclamo ante PANDORA SOLUCIONES INFORMATICAS Y WIRELESS W.I.S.P S.A.S, bajo los siguientes parámetros:

 Para la radicación y atención de la solicitud se debe suministrar la siguiente información:

– Nombre completo y documento de identificación del títular.
– Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
– Medios para recibir respuesta a la solicitud.
– Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información).
– Los documentos que se quieren hacer valer como prueba.
– Firma (si aplica) y número de identificación.


 El término máximo previsto por la ley para resolver la reclamación es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, PANDORA SOLUCIONES INFORMATICAS Y WIRELESS W.I.S.P S.A.S informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá el reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

 Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

 El legitimado sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

8. VIGENCIA

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir de noviembre 09 del 2020.

Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar la información, los datos serán eliminados de las bases de datos.

Control de Cambios

Versión Fecha de aprobación Descripción
1 Noviembre 09 de 2020 Políticas de tratamiento